Dit privacy statement is van toepassing op alle diensten van Ontzorgdesk. Wij verwerken je persoonsgegevens om bedrijfsgezondheidsdiensten uit te voeren voor de opdrachtgever. In dit privacy statement lees je hoe onze organisatie omgaat met het verwerken van persoonsgegevens en wat je rechten zijn.

Ontzorgdesk

Ontzorgdesk is een gecertificeerde arbodienst die voldoet aan de eisen van ISO 9001. Ontzorgdesk verricht werkzaamheden in het kader van preventieve bedrijfsgezondheidszorg en (medische) verzuimbegeleiding.

Jouw werkgever heeft als opdrachtgever gekozen voor een samenwerking met Ontzorgdesk. De casemanager is het eerste aanspreekpunt voor werkgever en werknemer. De casemanager verdiept zich goed in de situatie en bespreekt de veilige en gezonde mogelijkheden voor werkhervatting.

De casemanager TD (taakdelegatie) werkt in een zogenaamde taakdelegatieconstructie. Dat betekent dat deze casemanager de medische verzuimsituatie uit mag vragen en alleen met de bedrijfsarts mag delen. De casemanager TD valt dus onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts.

Wat houdt het verwerken van je persoonsgegevens in?

Verwerken houdt in: alle handelingen die een organisatie of persoon kan uitvoeren met persoonsgegevens, van verzamelen en delen tot en met vernietigen.

Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens?

Ontzorgdesk treedt in haar dienstverlening jegens haar klanten niet op als verwerker, maar als zelfstandig verantwoordelijke. Dit volgt uit de aard van de dienstverlening en uit de visie van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Ontzorgdesk verricht binnen de grenzen van de opdracht zelfstandig haar werkzaamheden en verwerkt derhalve als verantwoordelijke de verstrekte persoonsgegevens.¹

Het doel van het verwerken van je persoonsgegevens

Afhankelijk van de samenwerking met je (ex-)werkgever gebruiken wij persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Contact met jou en (ex-)werkgever over de (medische) verzuimbegeleiding en re-integratieContact met betrokkenen zoals de bedrijfsarts, interventiebedrijven, arbeidsdeskundige en verzekeraarUitvoeren van beroep- en bezwaarprocedures tegen beslissingen van het UWV voor opdrachtgeversRapporteren aan betrokkenen op basis van de overeenkomst met opdrachtgeverWerknemer en (ex-)werkgever informeren over mogelijkheden om herstel en werkhervatting te bevorderenVoldoen aan verplichtingen uit sociale wet- en regelgeving, waaronder:Arbeidsomstandighedenwet (RI&E / PMO / aanstellingskeuring / preventief spreekuur)Wet verbetering poortwachterHet bevorderen van onze kwaliteit (visitatie, intervisie en externe audits)Dit alles met inachtneming van je privacy. Heb je hier bezwaar tegen, dan kun je dit kenbaar maken bij onze functionaris gegevensbescherming.

Toelichting (AP):
De Autoriteit Persoonsgegevens heeft in het rapport

‘Onderzoek naar de verstrekking van medische gegevens van werknemers aan werkgevers door arbodienst

Ontzorgdesk uit 2013 geconcludeerd dat een arbodienst een verwerkingsverantwoordelijke is. De AP stelt dat een arbodienst het doel en de middelen van de verwerking bepaalt en daarom onder de AVG als verantwoordelijke wordt aangemerkt. Deze visie blijft onder de AVG gehandhaafd

Dank je! Hier is het vervolg van het

Privacybeleid Ontzorgdesk

, exact overgenomen en netjes opgemaakt in webvriendelijke structuur:

De verwerkte persoonsgegevens

Het verwerken van gegevens is afhankelijk van je persoonlijke situatie en die van je (ex-)werkgever. Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

- Naam

- Geboortedatum

- Adresgegevens

- Telefoonnummer

- Geslacht

- E-mailadres

- Burgerlijke staatNationaliteit / geboorteland

- Bedrijfsnaam

- Functie

- Dienstverband / datum in- en uitdienst

- Personeelsnummer / BSN (alleen bij verzuim)

- Financiële gegevens (inkomen of uitkeringsniveau)

- Of sprake is van een (bedrijfs)ongeval

- Toepassing van vangnetregeling UWV of no-riskpolis

- Datum verzuim- en herstelmeldingen

I- nformatie over jouw gezondheid tijdens (voorkomen van) verzuim

- Arbeidsongeschiktheidsgegevens volgens de arbodienst of het UWV

- Rapportages met overlegnotities van betrokkenen

- Gezondheidsgegevens die nodig zijn om de re-integratie(mogelijkheden) te bevorderen

Zorgvuldigheid en geheimhouding

Ontzorgdesk is zich ervan bewust dat het verwerken van persoonsgegevens gebonden is aan wettelijke eisen. Het verwerken van het BSN is niet standaard van toepassing. Afhankelijk van jouw situatie kan Ontzorgdesk het BSN verwerken, bijvoorbeeld bij de verwerking van arbeidsongeschiktheids- of uitkeringsgegevens afkomstig van het UWV.

Voor het verwerken van gezondheidsgegevens gelden strengere eisen. Deze gegevens worden alleen verwerkt voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van onze bedrijfsactiviteiten en staan altijd onder toezicht van een arts. Alle medewerkers van Ontzorgdesk hebben een gedragscode ondertekend waarin geheimhouding is opgenomen.

Het kan betekenen dat medische gegevens worden verwerkt bij het verkrijgen van arbeidsongeschiktheidsgegevens afkomstig van het UWV, om uitvoering of toetsing van de sociale zekerheidswetgeving goed te laten verlopen.

Verzameling van je persoonsgegevens

Jouw (ex-)werkgever heeft als opdrachtgever ervoor gekozen om samen te werken met Ontzorgdesk. Voor de uitvoering van deze opdracht heeft jouw (ex-)werkgever persoonsgegevens aan Ontzorgdesk verstrekt.

Afhankelijk van de samenwerking kan jouw (ex-)werkgever andere betrokkenen hebben gemachtigd om informatie aan Ontzorgdesk te verstrekken. Ook kunnen er – afhankelijk van jouw situatie – rechtstreeks bij jou persoonsgegevens worden opgevraagd.

Onze gronden voor de verwerking van je persoonsgegevens

Afhankelijk van je persoonlijke situatie en die van jouw (ex-)werkgever kunnen je persoonsgegevens door Ontzorgdesk worden verwerkt op basis van de volgende gronden:

De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van verplichtingen voortkomend uit jouw arbeidsovereenkomst. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst waarin jouw (ex-)werkgever de opdrachtgever is. De verwerkingen zijn noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang dat Ontzorgdesk en jouw (ex-)werkgever hebben voor het uitvoeren van de bedrijfsactiviteiten.De verwerkingen zijn, afhankelijk van de situatie, noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die voortkomen uit de sociale zekerheidswetgeving.

Betrokkenen met wie wij je persoonsgegevens delen

Wij delen je persoonsgegevens niet met iedereen, maar alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met de opdrachtgever. Afhankelijk van je situatie en die van (ex-)werkgever worden gegevens gedeeld met:

- Medisch adviseurs (bedrijfsartsen / verzekeringsartsen)

- Arbodienstverleners en deskundigen

- Interventiebedrijven

- Belastingdienst

- Verzekeraar

- UWV

Landen die onderdeel zijn van de verwerking

De persoonsgegevens van jou als persoon worden in veel gevallen alleen in Nederland verwerkt. Afhankelijk van jouw situatie kunnen gegevens ook verwerkt worden in landen waar dit op grond van de Nederlandse én Europese wet- en regelgeving is toegestaan.

De bewaartermijnen van je persoonsgegevens

Afhankelijk van de aard van de gegevens en de doelen waarvoor de gegevens worden verwerkt, is de (noodzakelijke) bewaartermijn vastgesteld.

Zodra de bewaartermijn is verstreken, worden de gegevens verwijderd. Je krijgt hierover geen apart bericht.

Datalekken

Indien Ontzorgdesk geconfronteerd wordt met (het vermoeden van) een datalek, dan volgen wij de volgende procedure:
Elk vermoeden van een beveiligingsincident of een datalek wordt direct gemeld bij de functionaris gegevensbescherming.

De functionaris gegevensbescherming bepaalt in samenspraak met de stafarts of er sprake is van een datalek of een beveiligingsincident.Indien er sprake is van een datalek, bespreken zij wie de meest gerede partij is om een melding te doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De functionaris gegevensbescherming licht – in geval van een ernstig datalek – de betrokkene in over het datalek én over de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De functionaris gegevensbescherming neemt het initiatief om een analyse te maken, om een soortgelijk datalek in de toekomst te voorkomen.

De rechten van jou als persoon

Iedere relatie van Ontzorgdesk heeft het recht om de door ons over hem/haar gehouden persoonsgegevens in te zien. Staan hier onjuistheden in, dan kun je ons schriftelijk verzoeken deze te wijzigen of te laten verwijderen.

Wil je weten of wij persoonsgegevens van jou hebben? Neem dan contact met ons op via de onderstaande gegevens.

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

Duidelijkheid verkrijgen over wat wij doen met welke persoonsgegevensInzage verkrijgen in welke persoonsgegevens wij van jou hebben.

Correctie laten uitvoeren op fouten in je persoonsgegevensVerwijderen van jouw (verouderde) persoonsgegevensIntrekken van eerder gegeven toestemming

Beperken van of bezwaar maken tegen bepaald gebruik van jouw persoonsgegevens

Als je gebruik wilt maken van een van deze rechten, vragen wij je duidelijk aan te geven wie je bent. Wij willen er zeker van zijn dat wij geen gegevens van een andere persoon aanpassen of verwijderen.

Beveiliging van je gegevens

Wij gaan uiterst zorgvuldig om met de verwerking van je gegevens. Ontzorgdesk treft voortdurend passende maatregelen om je gegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofd gebruik of wijziging ervan. Deze maatregelen zijn in lijn met de geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Organisatorische maatregelen

Een geïmplementeerd informatiebeveiligingsbeleid op basis van ISO 27001 en de certificeringseisen voor arbodiensten.

Samenwerking met derden met inachtneming van het informatiebeveiligingsbeleid van Ontzorgdesk, met specifieke aandacht voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens.

Het uitvoeren van jaarlijkse interne en externe audits in het kader van informatiebeveiliging.Het aanstellen van een Functionaris Gegevensbescherming (FG).Actieve naleving van de beleidsregels ‘De zieke werknemer’ van de Autoriteit Persoonsgegevens.²

Technische maatregelen

Elektronische persoonsgegevens worden zodanig beveiligd dat onbevoegden geen toegang kunnen krijgen. Het hoogst mogelijke beveiligingsniveau wordt toegepast.

Ons digitale verzuimsysteem is ISO 27001-gecertificeerd.

Toegang tot digitale data is uitsluitend mogelijk via tweefactorauthenticatie.

Papieren persoonsgegevens worden opgeborgen in afsluitbare kasten, waarvan alleen geautoriseerde medewerkers de sleutel hebben.

Onze spreekuurlocaties voldoen aan de volgende eisen:

De spreekkamer is niet zichtbaar vanaf de gang.

De wanden zijn voldoende geïsoleerd om afluisteren vanuit aangrenzende ruimtes te voorkomen.

Gedragsmatige maatregelen

Geheimhoudingsverplichtingen in (arbeids)overeenkomsten met werknemers en externen.Medewerkers van Ontzorgdesk mogen alleen gerichte informatie en advies aan de werkgever geven over:De werkzaamheden waartoe de werknemer nog wel of niet in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort arbeid dat de werknemer nog kan verrichten);De verwachte duur van het verzuim;De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is; De eventuele aanpassingen of werkvoorzieningen die de werkgever in het kader van de re-integratie moet treffen.

Cookies

Bezoekt u onze website, dan registreren wij uw IP-adres. Ook plaatsen wij cookies op het voor dat bezoek gebruikte apparaat. Deze cookies zijn uitsluitend functioneel of analytisch; er worden geen persoonsgegevens verzameld.

Wij maken gebruik van functionele en analytische cookies: kleine bestandjes die via onze website worden meegestuurd en door uw browser op uw harde schijf worden opgeslagen om u een optimale gebruikservaring op onze website te bieden.

Bij het eerste bezoek aan onze website krijgt u van ons een melding met deze strekking. Bij uw volgende bezoek gaan wij ervan uit dat u geen bezwaar heeft tegen het blijven gebruiken van deze cookies.

Omdat wij ook gebruikmaken van de diensten van andere bedrijven die ook cookies bij u achterlaten, raden wij u ten zeerste aan de door hen opgestelde privacy- en cookieverklaringen te lezen.

In uw browser (zie handleiding browser) kunt u aangeven dat u alleen cookies wenst te accepteren waarmee u instemt. Heeft een cookie een verlooptermijn, dan worden uw gegevens na de verloopdatum niet meer geregistreerd. Daarnaast is het ook mogelijk cookies voortijdig te verwijderen (zie handleiding browser).

Klachten over de verwerking

Ons uitgangspunt is een correcte verwerking van je persoonsgegevens. Heb je toch een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens bij Ontzorgdesk, dan kun je een klacht indienen conform onze klachtenprocedure. Zie de klachtenprocedure op onze website.

Naast deze mogelijkheid heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de

Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Voor meer informatie: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Publicatie en wijzigingen van dit privacy statement

Dit privacy statement is gepubliceerd in maart 2023. Ontzorgdesk kan wijzigingen doorvoeren als gevolg van (wettelijke) ontwikkelingen. Een wijziging wordt doorgevoerd onder vermelding van een nieuwe publicatiedatum.

Vragen of suggesties over de verwerking bij Ontzorgdesk

Wil je gebruikmaken van een of meerdere van je rechten? Neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming:

Monique Habets
✉️ [email protected]

Het volledige privacyreglement van Ontzorgdesk is voor bij Ontzorgdesk aangesloten relaties kosteloos op te vragen via:

✉️ [email protected]

Ontzorgdesk B.V.
Margriet Romkes, Algemeen directeur